KEBERADAAN arsip dalam sebuah organisasi, baik pemerintah dan swasta sangatlah penting. Jika arsip dikelola dengan baik, teratur atau tertib, maka akan memberikan manfaat besar saat arsip itu diperlukan. Sebaliknya, jika arsip tidak dikelola dengan teratur atau arsipnya tidak ada sama sekali, maka saat diperlukan, terutama saat ada sengketa masalah aset atau dokumen kegiatan bisa menimbulkan permasalahan.
Untuk itu, Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB H. Amir, SPd., M.Pd., menegaskan pentingnya masalah kearsipan, khususnya pada organisasi pemerintah. ‘’Hasil pengawasan masalah kearsipan, banyak OPD (Organisasi Perangkat Daerah) yang belum mengelola arsip secara tertib. Itu juga berpengaruh terhadap penilaian oleh Arsip Nasional,’’ ujarnya pada Suara NTB belum lama ini.
Diakuinya, masih banyak pihak yang beranggapan jika arsip sebagai hal yang tidak ada gunanya. Hal ini disebabkan masyarakat atau OPD belum memahami sepenuhnya arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi. Dalam hal ini, setiap kegiatan yang dilakukan organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak akan lepas dengan masalah administrasi, karena hal ini merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
Untuk itu, pihaknya menilai pentingnya kesadaran dari pejabat pemerintah dan masyarakat dalam melakukan pengelolaan arsip, sehingga masalah arsip tidak dikerjakan seadanya atau tidak terurus dengan baik.
Namun, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB ini mengakui banyak kendala yang dihadapi dalam pengelolaan masalah arsip, khususnya di instansi pemerintah. Pertama, ujanya, kendala yang dihadapi adalah komitmen dari pimpinan OPD bersangkutan. ‘’Kemudian komitmen untuk melengkapi sarana dan prasarana penataan arsipnya. Kemudian termasuk juga tenaga arsiparis yang ada di OPD tersebut. Kalau tidak ada tenaga arsiparis fungsionalnya bisa ditugaskan tenaga teknis lainnya,’’ terangnya.
Dalam melakukan sosialisasi mengenai pentingnya masalah arsip ini, ungkapnya, pihaknya menjelaskan ke OPD agar memperhatikan masalah arsip. Apalagi nanti ketika dihadapkan dengan pemeriksaan masalah hukum, maka adanya arsip yang lengkap bisa memberikan penjelasan dan bukti yang jelas mengenai kegiatan atau bukti kongkret yang dimiliki.
Pihaknya juga bertekad agar masalah arsip ini mendapatkan apresiasi positif dari Arsip Nasional dengan meraih nilai A dari nilai BB yang diraih tahun sebelumnya. Untuk itu, berbagai macam pendukung masalah kearsipan juga menjadi prioritas untuk ditangani, termasuk menggunakan informasi dan teknologi sekarang ini. (ham)
